Datenschutzinformationen gem. Art. 13, 14 DSGVO

1    Verantwortliche

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seiner Vertreter:

Hochschule Heilbronn

Max-Planck-Straße 39

74281 Heilbronn

Deutschland

Die Hochschule Heilbronn wird gesetzlich vertreten durch den Rektor, Herrn Prof.-Dr. Ing. Oliver Lenzen.

Tel.: 07131 / 504-0

E-Mail: info@hs-heilbronn.de

Website: www.hs-heilbronn.de

2    Datenschutzbeauftragter

Wir haben an unserer Hochschule einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Vertrauliche Anliegen zum Datenschutz können Sie gerne direkt an diesen richten:

Maximilian Musch

Deutsche Datenschutzkanzlei

Tel: +49 (0) 7542 / 949 21 02

E-Mail: musch@ddsk.de.

Internes Datenschutzbüro:

Bei Fragen zum Datenschutz steht Ihnen ebenfalls das interne Datenschutzbüro der Hochschule Heilbronn zur Verfügung: dsb@hs-heilbronn.de

3    Ziele und Zwecke der Verarbeitung

Das Hochschulsportportal wird genutzt, um den Studierenden und Beschäftigten der HHN die Teilnahme an Sportprogrammen zu ermöglichen und Sportkurse zu verwalten. Hierfür müssen sich die Betroffenen anmelden und authentifizieren (Nutzung Shibboleth-Schnittstelle der HHN). Ohne die Angaben der unter Punkt 5 aufgeführten Daten ist eine Teilnahme am Hochschulsport nicht möglich. Die Teilnahme steht grundsätzlich ausschließlich den Studierenden und Beschäftigten der HHN zur Verfügung. Es wird somit auch sichergestellt, dass nur berechtigte Personen teilnehmen können.

Neben der Bereitstellung und Verwaltung verschiedener Sportangebote an unterschiedlichen Veranstaltungsorten, wird über das Sportportal auch die Auslastung der Sportangebote kontrolliert. Ebenso soll die kurzfristige Erreichbarkeit der Teilnehmer bei kurzfristig ausfallenden Kursen sichergestellt werden. 

4    Datenarten/-kategorien

Nachstehend informieren wir Sie über die Art der Daten und Datenkategorien, welche im Zusammenhang mit der Bereitstellung und Organisation des Sportportals verarbeiten:

Erhoben und verarbeitet werden im Rahmen des Sportangebotes folgende personenbezogene Daten:

1.     Registrierungsangaben:

·       Vorname

·       Nachname

·       E-Mail-Adresse

·       Status (im Sinne von: Status der Hochschulangehörigkeit, Studierende, Beschäftigte)

·       Matrikelnummer (nur bei Studierenden)

·       Personalnummer (nur bei Bediensteten)

2.     Freiwillige Angaben und Angaben durch Nutzung Sportportal

·       Anrede (Herr/Frau) bzw. Geschlecht (optional)

·       Telefonnummer (Erreichbarkeit bei Absagen/Änderungen)

·       Gebuchte Sportangebote

·       Den Sportkurs betreffende Zusatzangaben

Gespeicherte Daten sind nur für die mit der Organisation des Hochschulsports beauftragten Mitarbeitenden zugänglich. Übungsleiter*innen des Hochschulsports haben zur Kursorganisation eingeschränkten Zugriff auf die gespeicherten Daten.

5    Quellen der Datenerhebung

Wir verarbeiten die Daten, die uns im Zusammenhang mit Sportprogramm und der Nutzung des Sportportals durch Sie bereitgestellt werden. Eine indirekte Datenerhebung/-verarbeitung findet nicht statt.

6    Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/-durchführung: Bereitstellung Sportangebot über Hochschulsportportal).

Die Bereitstellung des Hochschulsportportals erfolgt im Rahmen der öffentlichen Aufgabe der Hochschule Heilbronn nach Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 4 LDSG i.V.m. § 2 LHG.

7    Weitere Datenschutzinformationen

7.1    Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung (Profiling)

Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Art. 22 DSGVO ein.

7.2    Umfang der Pflichten, uns Daten bereitzustellen

Eine Teilnahme am Hochschulsport und die damit verbundene Anmeldung zu den Kursen kann nur mit der Angabe der unter Punkt 5.1 genannten Daten ermöglicht werden. Ohne diese Bereitstellung ist eine Teilnahme am Hochschulsport nicht möglich. Durch die Angaben der Daten wird die Teilnahmeberechtigung am Hochschulsport geprüft. Durch ihre Anmeldung erkennen Sie die grundlegenden Bedingungen der Kursdurchführung an. Die Teilnahme am Hochschulsport ist freiwillig.

7.3    Speicher- und Löschfristen

Grundsätzlich verarbeiten wir die Daten in den vorgenannten Verfahren solange, wie dies zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich ist. Die Daten eines Nutzers bzw. einer Nutzerin werden nach einem Jahr Inaktivität im Sportportal automatisch gelöscht. Durch Exmatrikulation entfällt automatisch die Anmeldemöglichkeit und die Löschung erfolgt durch die oben beschriebene Inaktivität.

8    Empfänger der Daten

In unserer Hochschule erhalten diejenigen internen Stellen bzw. Organisationseinheiten Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer Pflichten oder im Rahmen der Bearbeitung und Umsetzung benötigen. Hierbei handelt es sich ausschließlich um die Projektverantwortlichen.

Eine Weitergabe Ihrer Daten an externe Stellen erfolgt ausschließlich an die UniNow GmbH (Dorotheenstraße 10, 39104 Magdeburg). Die UniNow GmbH wird seitens der HHN für die Bereitstellung und des Betriebs des Hochschulsportportals als Auftragsverarbeiter eingesetzt. Ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag nach den Vorgaben des Art. 28 DSGVO wurde zwischen UniNow und der HHN abgeschlossen.

Wir werden Ihre Daten darüber hinaus nicht an Dritte weitergeben.

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) (sogenannte Drittländer) findet nicht statt.

9    Ihre Rechte

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie uns gegenüber Ihre Datenschutzrechte geltend machen. Ihre Anträge über die Ausübung Ihrer Rechte sollten nach Möglichkeit schriftlich oder per E-Mail an die oben angegebene Anschrift adressiert werden.

-   Sie haben das Recht, von uns Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten nach den Regeln von Art. 15 DSGVO (ggf. mit Einschränkungen nach § 9 LDSG) zu erhalten.

-   Auf Ihren Antrag hin werden wir die über Sie gespeicherten Daten nach Art. 16 DSGVO berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind.

-   Wenn Sie es wünschen, werden wir Ihre Daten nach den Grundsätzen von Art. 17 DSGVO löschen, sofern andere gesetzliche Regelungen (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Einschränkungen nach § 10 LDSG) oder ein überwiegendes Interesse unsererseits (z. B. zur Verteidigung unserer Rechte und Ansprüche) dem nicht entgegenstehen.

-   Unter Berücksichtigung der Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO können Sie von uns verlangen, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken.

-   Ferner können Sie gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch nach Art. 21 DSGVO einlegen, aufgrund dessen wir die Verarbeitung Ihrer Daten beenden. Dieses Widerspruchsrecht gilt nur bei Vorliegen besonderer Umstände Ihrer persönlichen Situation, wobei Rechte unseres Hauses Ihrem Widerspruchsrecht ggf. entgegenstehen können.

-   Auch haben Sie das Recht, Ihre Daten unter den Voraussetzungen von Art. 20 DSGVO in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder sie einem Dritten zu übermitteln.

-   Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit uns gegenüber mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Ferner steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO).

Die zuständige Aufsichtsbehörde im Land Baden-Württemberg:

Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Internet: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de